Bots für Workplace

Übersicht

Mit benutzerdefinierten Integrationen für Workplace ist es nun möglich, leistungsstarke Bots zu erstellen, die mit Personen in Gruppen und Chats interagieren können.

Du kannst einen Bot erstellen, der automatisch Inhalte in Gruppen postet, mit zusätzlichen Informationen auf Fragen antwortet oder Maßnahmen ergreift, wenn dies in Kommentaren zu einem Beitrag erwähnt wird. Außerdem kannst du Bots erstellen, die sich mit Personen in Workplace Chat unterhalten können und dabei Informationen in Echtzeit bereitstellen oder Anfragen mit strukturierten Unterhaltungselementen wie Schnellantworten und beständigen Menüs verarbeiten.

Bots als Seiten

In Workplace werden Bots ähnlich wie auf der Messenger-Plattform als Seiten dargestellt. Eine Seite wird automatisch erstellt, wenn du eine selbstdefinierteIntegrations-App erstellst. Über diese Seite können die Mitglieder deiner Workplace-Community mit deinem Bot interagieren und ihn erkunden.

Bot-Seiten sind in einem Unternehmen öffentlich, d. h., alle Mitglieder einer Workplace-Community können den Bot sehen, markieren und Nachrichten an ihn senden. Abhängig von der Berechtigungsebene, die du beim Erstellen des Bots festgelegt hast, kann der Bot jedoch nicht alle Inhalte in Workplace sehen und nicht mit allen interagieren.

Wenn dein Bot beispielsweise über die Berechtigung Gruppeninhalte lesen verfügt, kann er Inhalte in Gruppen sehen. Und wenn der Bot nicht über die Berechtigung In Gruppen posten verfügt, kann er nicht auf Inhalte in Gruppen antworten.

Außerdem können Nutzer*innen deinen Bot nur dann im Workplace Chat finden und ihm nur dann Nachrichten senden, wenn er über die Berechtigung Nachrichten an beliebige Mitglieder senden verfügt.

Bots in Gruppen

In Gruppen können Bots viele der Dinge tun, die auch Personen tun können. Das heißt, du kannst Bots erstellen, die neue Inhalte posten, Kommentare mit neuen Informationen zu Inhalten hinzufügen und Beiträge mit „Gefällt mir“ markieren, um Zustimmung oder Genehmigung zu signalisieren.

Bots können außerdem Personen @erwähnen, um deren Aufmerksamkeit zu gewinnen, und @erwähnt werden, um einen bestimmten Workflow auszulösen oder eine Frage zu stellen.

Und schließlich können Bots Gruppen abonnieren und Webhooks @erwähnen, die die Möglichkeit bieten, Inhalte zu überwachen und flexibel mit Nutzern zu interagieren.

Bots in Chats

Während Bots in Gruppen Informationen asynchron nutzen und mit einer Gruppe von Personen teilen können, eignen sich Bots in Chats am besten für die direkte Echtzeit-Interaktion mit einer einzelnen Person oder einer bestimmten Gruppe von Personen.

Mit einem Chat-Bot können beispielsweise wichtige Erinnerungen oder Benachrichtigungen zu einem bevorstehenden Event wie einem Interview oder Meeting an eine Person gesendet werden. Workplace Chat-Bots können außerdem verwendet werden, um in einer Unterhaltung mit einem Nutzer zu interagieren und auf Basis von erhaltenem Feedback Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Dieses Interaktionsmodell basiert auf den gleichen Konzepten, die auch von der Messenger-Plattform verwendet werden. Dies bedeutet, dass Workplace-Chat-Bots Features wie beständige Menüs, Schnellantworten und Vorlagen nutzen können, um das Nutzungserlebnis zu optimieren.

Chat zwischen Bot und Nutzer*in

Wenn ein Bot über die Berechtigung Nachrichten an beliebige Mitglieder senden verfügt, darf er Direktnachrichten an jede Person in Workplace senden, entweder über die E-Mail-Adresse oder die Workplace-ID mittels der Messenger Send API.

Eingabehilfe eines Bots in einer neuen Nachricht

Wenn dein Bot über die Berechtigung Nachrichten an beliebige Mitglieder senden verfügt, kann er auch in Eingabehilfen in Workplace Chat-Oberflächen angezeigt werden.

Eingabehilfe eines Bots in einer neuen Nachricht

Durch Abonnieren von Nachrichten-Webhooks für Seiten erhält dein Bot Benachrichtigungen, wenn ein Nutzer eine Nachricht an ihn sendet. Du kannst einen Unterhaltungsfluss erstellen, indem du das Senden und Empfangen von Nachrichten kombinierst.

Eine Unterhaltung zwischen Bot und Nutzer

Chat zwischen Bot und Gruppe

Bots können auch Gruppenchat-Threads mit mehreren Personen erstellen und verwalten und diesen hinzugefügt werden. Bots können neue Gruppen-Threads erstellen, indem sie eine Liste von Empfänger*innen angeben, und Threads umbenennen, um Chat-Diskussionen zu bestimmten Themen mit bestimmten Personen zu erstellen.

Ein benannter Thread mit bestimmten Personen, der von einem Bot erstellt wurde

Aktivieren von Bots für Gruppenchats

Damit ein Bot Gruppenchats mit Workplace-Nutzer*innen erstellen kann, öffne den Bereich „Berechtigungen“ des Dialogs „Benutzerdefinierte Integration bearbeiten“ und aktiviere das Kästchen namens Allow this integration to work in group chats (Verwendung dieser Integration in Gruppenchats erlauben).

Aktivieren eines eigenen Integrations-Bots für Gruppenchat-Unterstützung.

Wenn du Unterstützung für Gruppenchat aktivierst, wird dein Bot in Eingabehilfen vom Typ Personen hinzufügen in einem vorhandenen Gruppenchat-Thread angezeigt. Anschließend erhält er Webhooks für jede Nachricht, die von Personen in diesem Thread gesendet wird, und kann unter Verwendung der thread ID auf den betreffenden Thread antworten.

Einen Bot zu einem Gruppenchat hinzufügen und dann @erwähnen

Neue benannte Threads erstellen

Um einen neuen Thread mit bestimmten Empfängern zu erstellen, sende eine POST-Anfrage an den /me/messages-Endpunkt, in der du ein Array von recipient IDs und eine anfängliche message-Payload angibst, wie in diesem Beispiel gezeigt:

POST /me/messages
{
  "recipient": {
    "ids": [<user_ids>]
  },
  "message": <message_payload>
}

Daraufhin wird eine Antwort-Payload mit einer thread ID zurückgegeben, die du für Folgenachrichten verwenden kannst.

Wenn du denselben Endpunkt mit derselben Liste von Empfängern erneut verwendest, wird ein neuer Thread erstellt. Um Folgenachrichten an einen bereits erstellten Thread zu senden, sende eine POST-Anfrage an den /me/messages-Endpunkt, in der du die thread_id in der recipient-Payload verwendest, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

POST /me/messages
{
  "recipient": {
    "thread_key": <thread_id>
  },
  "message": <message_payload>
}

Um einen von deinem Bot erstellten Thread umzubenennen, sende eine POST-Anfrage an das /{thread}/threadname-Edge, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

POST /t_<thread_id>/threadname
{
  "name": "new name"
}

Beachte, dass der thread_id im Edge-Pfad das Präfix „t_“ vorangestellt werden muss.

Du kannst außerdem die Liste der Teilnehmenden eines Threads abrufen, indem du wie folgt GET-Anfragen im /{thread}/?fields=participants-Edge ausgibst:

GET /t_<thread_id>/?fields=participants

Du kannst auch Teilnehmende zu Threads hinzufügen oder daraus entfernen, indem du wie im folgenden Beispiel POST- oder DELETE-Anfragen im /{thread}/participants-Edge ausgibst:

POST t_<thread_id>/participants
{
  "to": [<user_ids>]
}

DELETE t_<thread_id>/participants
{
  "to": [<user_ids>]
}

Bot-Plattformpartner

Workplace hat eine Reihe von Bot-Plattformpartnern, die Unterstützung für Bots in Workplace bereitgestellt haben. Eine entsprechende Liste findest du hier. Du kannst eine dieser Plattformen verwenden, um einen leistungsstarken Bot zu erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Best Practices

Den richtigen Kanal verwenden

Bei der Entscheidung, ob du Gruppen- oder Chat-Interaktionen für deinen Bot erstellst, solltest du dir überlegen, wo dein Bot am nützlichsten ist.

• Wenn du einen Bot erstellst, mit dem ggf. mehrere Personen gleichzeitig interagieren, oder einen Bot, der Inhalte für mehrere Personen postet, ist ein Bot sinnvoll, der in Gruppen postet und auf Kommentare und Erwähnungen zu Beiträgen in Gruppen antwortet.
• Wenn du einen Bot erstellst, der jemanden sofort auf etwas aufmerksam machen muss, z. B. eine Situation, die ein schnelle Folgemaßnahme erfordert, oder etwas, das privat bearbeitet werden sollte, solltest du Unterhaltungen in Workplace Chat für deinen Bot unterstützen.

Eine einzige App kann beide Kanäle abdecken. In manchen Situation verarbeitet dein Helpdesk-Chat Nachrichten vielleicht in Workplace Chat, in anderen muss er Beiträge in Gruppen verfassen und die Antworten abrufen.

Interaktionen mit Gruppen

Sobald deine App Webhooks abonniert hat, wird dein Bot benachrichtigt, wenn er in einem Gruppenbeitrag oder Kommentar erwähnt wird. Es ist wichtig, dass dein Bot zeitnah auf Erwähnungen antwortet. Wenn dein Bot eine Anfrage erst verarbeiten muss, bevor er antwortet, ist es hilfreich, den Kommentar mit „Gefällt mir“ zu markieren, um die Person wissen zu lassen, dass der Bot von der Erwähnung Kenntnis hat.

Wenn du nach der Erwähnung in einem Kommentar Informationen bereitstellst, füge eine Thread-Antwort hinzu, um den Rest der Gruppenunterhaltung in Fluss zu halten.

Falls dein Bot Informationen für den ursprünglichen Beitragsverfasser bereitstellen muss, füge einen Kommentar zum Beitrag selbst hinzu, damit der Verfasser ebenfalls benachrichtigt wird.

Chat-Interaktionen

Bot-Interaktionen in Workplace Chat unterstützen ähnliche Funktionen wie die Messenger-Plattform. Hierzu gehören Schnellantwort-Buttons und Vorlagen, die die Implementierung von Entscheidungsbäumen in Bot-Unterhaltungen vereinfachen.

Dies macht es sehr viel einfacher, nützliche Bots zu erstellen, und erspart Nutzern einen Teil der manuellen Eingaben, ohne dass hierfür eine komplexe Verarbeitung von natürlicher Sprache nötig wäre. Dadurch wird Internationalisierung z. B. beim Erstellen von Bots für eine globale Belegschaft praktisch ein Kinderspiel.